Procedura di anticipo e rimborso spese
Come previsto dal Regolamento per la gestione delle spese economali (art.5 del Regolamento) è possibile utilizzare il fondo economale per le seguenti tipologie di spesa:
| Tipologia di spesa | Importo unitario non superiore a |
|---|---|
| minute spese d'ufficio | € 1000 |
| spese per piccole riparazioni e manutenzioni di locali, mobili, macchinari e attrezzature | € 1000 |
| spedizioni a mezzo servizio postale o corriere | € 1000 |
| spese di trasporto |
€ 1000 |
| spese per il funzionamento e la manutenzione urgente degli automezzi | € 1000 |
| spese per l'acquisto di libri, pubblicazioni periodiche e simili | € 1000 |
| spese per imposte, tasse ed altri diritti erariali, valori bollati | € 1000 |
| spese minute per cerimonie, mostre, convegni, manifestazioni istituzionali, purché aventi rilevanza esterna, nonché per il funzionamento degli organi collegiali di governo di Ateneo | € 1000 |
| spese per l'acquisto di materiale di laboratorio | € 1000 |
| spese per l'acquisto di servizi hardware e software e/o servizi similari | € 1000 |
| spese per l'acquisto di prodotti a reintegro del contenuto delle cassette di pronto soccorso | € 1000 |
|
altre spese per cui il pagamento si renda urgente o necessario (nel rispetto della procedura di cui all'articolo 6, comma 3) |
€ 1000 |
| ogni altra spesa per la quale risulti, da idonea documentazione, che è stata espletata Richiesta di Offerta tramite mercato elettronico delle pubbliche amministrazioni (MEPA o SINTEL), aperta a tutti i fornitori iscritti al bando o alla categoria merceologica di riferimento, e che tale procedura è andata deserta |
€ 1500 (anche via internet e soltanto qualora esistano impedimenti alla gestione del normale affidamento diretto, purché con prezzo pari o inferiore alla base d'asta e alle medesime condizioni contrattuali previste dalla suddetta procedura) |
Qual è il percorso da seguire per poter acquistare attraverso il fondo economale?
- scarica
- il modulo "Richiesta di anticipo e di rimborso spese"
- compila, firma digitalmente e trasmetti al Settore economato
- la pagina 1-2 "Richiesta di autorizzazione" indicando la natura della spesa, l'unità analitica e la voce coan su cui imputare la spesa e falla firmare dal tuo Dirigente o Capo Servizio - ATTENZIONE: indicare sempre voce coan e unità analitica
- la pagina 3 "Dichiarazione urgenza o necessità pagamento contanti" solo se devi sostenere una spesa per cui il pagamento in contanti si renda urgente o necessario (punto n del Regolamento) e falla firmare dal tuo Dirigente
- la pagina 4 "Dichiarazione ammissibilità spesa economale" qualora sia stata espletata RDO tramite MEPA o SINTEL e la stessa sia andata deserta, o comunque nel caso in cui non sia stato possibile procedere con affidamento diretto
- la pagina 5 "Motivazione" nei primi 3 mesi dell'anno in corso, se hai sostenuto una spesa a novembre o dicembre dell'esercizio finanziario precedente senza riuscire a presentare la richiesta di rimborso prima della chiusura del fondo economale
Firma digitale delle pagine indicate sopra e trasmissione tramite Titulus (a partire dall'esercizio contabile 2025)
- procedi alla firma della richiesta con Aruba sign utilizzando la modalità "firma Pades" + spunta su "firma grafica" (come previsto dal Regolamento sulla firma digitale che prevede il rilascio della firma anche al personale tecnico amministrativo)
- trasmetti la richiesta di anticipo/rimborso spese debitamente compilata e firmata al Settore economato tramite il sistema Titulus, utilizzando la funzione “Documento tra uffici” (in fondo clicca su SALVA BOZZA, non attivare nessun iter) e indica:
- quale Responsabile nel campo Destinatario la UOR 100341 - Settore economato -.
- nel campo Oggetto “Richiesta anticipo/rimborso spese”
- nel campo Classificazione “X/3”
Attendi via mail le indicazioni per il rimborso da effettuarsi presso lo sportello del Settore economato ubicato in Via Balbi 5 IV piano; in caso di richiesta incompleta o errata verrà inviata una mail con le indicazioni corrette per l’emissione di una nuova.
Il personale tecnico amministrativo può richiedere la firma digitale scrivendo ad archivio@unige.it - Per informazioni contattare il Settore organi collegiali e gestione documentale
Per coloro che non hanno il profilo da protocollista è necessario prima farsi abilitare all’apposito profilo “rimborsi” scrivendo a archivio@unige.it
ATTENZIONE: Non sarà più possibile accettare richieste di anticipo e/o rimborso spese in formato cartaceo e con firma olografa.
Resta in presenza e in formato cartaceo presso lo Sportello del Settore economato:
- la pagina 6 "Anticipo" se vuoi richiedere l'anticipo della somma che presumi di spendere
- la pagina 7 "Rimborso" insieme al documento di spesa (scontrino fiscale, ricevuta fiscale, ricevuta di pagamento e documento commerciale) per ottenere il rimborso della somma spesa, sia che tu abbia anticipato la spesa personalmente, sia che tu abbia richiesto l'anticipo al Settore economato
Allegati
Richiesta di anticipo e di rimborso spese
Per ulteriori informazioni puoi rivolgerti al Settore economato.